通常我們在展前有哪些準備工作要做呢？展會流程又是怎樣的呢？是否必須要通過網(wǎng)絡發(fā)布邀請函邀請公司新老客戶去參展呢？讓我們來一一解答你的問題。

一、邀請與調查

1、邀請：是指在展會開始前，必須通過網(wǎng)絡公布或發(fā)放正式邀請函等手段通知公司的新老客戶。該項工作應當在展會開始前1個月內完成。邀請的方式同樣適用于公司的目標客戶和潛在客戶。

如客戶對公司的邀請做出反應的，則應該盡快確定對方的信息：如對方行程、參展代表的姓名、有無前期合作、具體操作的業(yè)務人員、歷次的報價清單、合作中存在的問題以及本公司希望向其推薦的新產(chǎn)品信息等。以上信息應當整理成文件形式，出席展會的業(yè)務員必須大概的了解，以便在展會現(xiàn)場接洽客戶時使用。

對未作出反應的客戶，則需要由負責該客戶的業(yè)務員在臨出發(fā)前二周或者一周的時候發(fā)送EMAIL，通知客戶公司的具體行程安排，以及在此期間出現(xiàn)銷售方面情況的應急處理等內容。旨在體現(xiàn)公司對客戶的尊重，同時也再一次提醒客戶展會的時間。有些客戶本身可能出席展會，但未必會通知廠方。兩次的通知提醒應當能使其對工廠的展位號等情況加深印象。

2、調查：調查本身源于公司業(yè)務人員的銷售習慣和平時的積累，國內的一些大型企業(yè)在出席展會時因有專門的人員負責管理該項事務，因此會對展會的各方面信息有詳實的調查記錄。

主要分析出以下情況：

1、展會規(guī)模和發(fā)展走向。

2、該展會中同類企業(yè)（最好為同類產(chǎn)品）的情況。

3、設法獲取以前出席過該展會的大客戶名單。

4、設定目標客戶。

二、展位設計與人員培訓

1、展位設計。

2、人員培訓：作為公司長期發(fā)展的考慮，每年為員工設定一定培訓課程是必要的。展會前的人員培訓主要針對公司的銷售人員進行。

出席展會的銷售員應注意以下幾點：

A、出席展會的銷售員必須對產(chǎn)品的性能，功用，特點和最大賣點有一定的掌握。

B、技術信息。作為銷售人員必須對產(chǎn)品的技術信息有一定的了解，但不要求每個業(yè)務員必須精通。遇到難以回答的問題，最佳的答案是SORRY，然后直截了當?shù)母嬖V客戶，這些問題屬于技術人員管理的范疇，可以在回公司以后給于答復。這樣比不懂裝懂或者無意識中給了客戶錯誤的信息要好。

C、儀容和著裝。在公司有條件并有充分準備的情況下，盡量為員工提供統(tǒng)一的著裝。女士以深色套裝，高跟鞋，適度的化淡裝為宜；男士深色西服并打領帶。接待時女士應該在前臺周圍或者展位靠前的位置，決定性談判應當盡量以男士出面。

D、標準表情。西方的基礎禮節(jié)是保持微笑以及在交談時注視對方的眼睛。盡管這一 點上每一個外貿人都已經(jīng)熟知，但真正能做好的為數(shù)不多。請切記展會是展示公司形象的重要時機，銷售人員的良好素養(yǎng)能給客戶留下深刻地印象。

E、接待等級。

合格的展會接待人員應當在客戶將目光停留在本公司產(chǎn)品第三秒時開始你的接待服務。個人覺得對這一類客戶，可以抱以微笑示意，這樣無論對方是否對你的產(chǎn)品感興趣都不會令銷售員本身感到尷尬，同時也能鍛煉你的親和能力。但當客戶停下來索取資料或者提出問題時，你的真正接待任務便開始了。合格地銷售人員應當能在短時間內判斷出客戶感興趣的產(chǎn)品，以及購買的基本誠意。這些信息可以通過問答或者從該客戶的名片和資料中獲取。接待的等級是指：當一個客戶與你交談時，請注意“僅站在門口交談”，“請到展位內參觀”，“坐下來交談”這分別代表三個不同的程式和客戶等級。由于會展現(xiàn)場人員眾多，接待時間有限，而且個人交談時出于禮節(jié)不能中斷交談接待另一位客戶，如需要進行“坐下來談”的客戶，至少是銷售人員認為較有開發(fā)價值的人選。

F、談判技巧。在短暫的談判過程中，銷售員的任務除了向客戶介紹產(chǎn)品、發(fā)放資料外，另一個重要的任務是盡可能多的了解對方的“底細”。習慣用提問的方式獲取客戶信息，對擅長交談的客戶也可用“傾聽”取代說教式的推銷。在現(xiàn)場與客戶交談的內容必須要詳細記錄下來。中國的古訓“好記性不如爛筆頭”，最簡單的方法是準備一本筆記本，訂書機。將你聽到的信息記錄下來后在信息旁邊訂上客戶的名片。并要求寫明日期和客戶編號。另外提供我以前用過的客戶信息記錄表的格式，貴司也可參考使用。

G、客戶分類。根據(jù)談判中所得的結論把客戶分為：A，B，C，D四個等級。等級的標準不同的公司有不同的分類方法。一般來說：

（A）當場下單訂購的客戶、對新產(chǎn)品感興趣的老客戶或公司一直在努力開發(fā)的客戶。

（B）目標客戶，國際知名企業(yè)或采購商。也有意向合作的。

（C）認為有合作可能的。

（D）獲取過公司資料的。

H、報價。必須注意展會中有相當一部分客戶其實是抱價格比較的態(tài)度出席的。一般大企業(yè)或者國外的參展商從不會輕易報價給客戶，對此客戶也是能夠理解的。所以當你根據(jù)自己的判斷得出該客戶沒有什么開發(fā)價值時，可以直接告訴他“NO PRICE，BECAUSE IN EXHIBITION”然后跟他說如果對某件產(chǎn)品感興趣可以會后用EMAIL詢價。

I、其他加印象分的小手段：

A）合影留念。對于談的比較好的客戶可以要求他跟你合影留念，并在展會結束后用EMAIL發(fā)給他一份。拍攝的關鍵是盡可能拍到公司產(chǎn)品或者LOGO等顯著標志，這樣使客戶將來一看到照片便能想起這個公司。

B）廉價小禮物。有公司LOGO和名字的，或者有中國特色的小禮物。比如中國結等等。當然最好適用于國外展會，此外必須注意各國的不同風俗，比如某些派系的伊斯蘭教徒對紅色的飾物有些敏感。

C）隨帶正規(guī)格式的報價單和PI，如果遇到當場下訂單的客戶，相信會對貴司的做法大加贊賞。

D）叫的出老客戶的名字（包括從前在展會遇到過，有過溝通但從未下過定單的客戶。）這類客戶極有可能本身對貴公司的產(chǎn)品感興趣，但因為某些原因：如價格或者已經(jīng)有過同類 合作者等因素而沒有成為真正客戶。要知道如何“打劫”其他公司的客戶資源也是成熟業(yè)務員的基本技能。

三、其他補充

以下是必須準備的參展用品：樣品、樣本、名片、筆記本、筆、計算器、訂書機和釘子、透明膠帶大的、夾子、剪、袋子若干。出行前先熟悉展會流程。在樣品的選擇上必須是代表公司最高工藝水平。配越詳細越好的說明和介紹。必要的客戶可以把詳細資料給他，這樣給客戶的印象是“專業(yè)”。

四、判斷客戶的基本技巧

衣著打扮：在展會過程中對衣著有嚴格要求的只有參展方，所以即使客人打扮隨意也是非常正常的。不要以衣著去判斷客人的檔次，接待必須熱情、謙和并且自信。

隨身物品：除了名片和客戶的宣傳資料外，注意看客戶手上收集的其他公司的樣品也是能夠判斷客戶是否真實買家的依據(jù)。

交談：如果客戶對產(chǎn)品性能等非常熟悉，那么值得與他深入交談。至于談判的內容，仍主張多問，多聽，少說為妙。因為客戶已經(jīng)非常熟悉產(chǎn)品本身，甚至比你更加了解因此你們需要交談的重點應該放在：該客戶是否已經(jīng)在國內采購？采購的方式是什么？該類產(chǎn)品在他們國家的主要銷售方向？基本銷售業(yè)績？等等的問題上。

人員：非洲國家中南非的采購幾率較大。歐美國家的客人如隨帶一翻譯的，值得好好 把握。此類客戶往往對中國市場的認知度不高，極有可能初次或者很少和國內工廠合過！歐美客戶臺灣人或者香港人。港臺地區(qū)的外貿業(yè)務比國內發(fā)達，因此他們手中的客戶資源是比較真實可信的。當然除了他們帶來的客戶人，港臺客戶也是可以開發(fā)的資源。至于非洲和中東國家在中國有辦事處或者表現(xiàn)出非常“中國通”的客戶，注意這類客戶可能只是打聽價格為主。

五、展會結束后的工作

1、資源處理。

同一次展會，也許有幾十或者上百家企業(yè)推廣同一系列的產(chǎn)品。除了已有的市場、品牌、規(guī)模等固定因素。業(yè)務人員對展會資源的處理也是影響到參展質量的因素。

A、資料整理：每次參加展會結束后，工廠應當將所搜集到的展會資源分類整理。建 議完全復制一份，公司檔案室收藏原件由業(yè)務人員收藏COPY件。這樣做的好處，第一是有助業(yè)務員和企業(yè)管理者理清資源。第二是保護了公司客戶資料的安全。

B、客戶分類分區(qū)管理：根據(jù)展會中所收集到的A、B、C、D四類不同的客戶，可按 客戶等級的不同，分別給與不同方式的聯(lián)系。

對A類客戶，郵件回訪+邀請參觀+公司和接待人員簡單介紹+展會中所談及事宜的備 忘提醒+有特別提出的問題或者技術困難的，如不能及時給與答復要告訴客戶一個大概的回復期限。以上務必在展會結束后一周內完成。

B類客戶，郵件回訪+公司和接待人員簡單介紹+所推廣的產(chǎn)品的詳細介紹+合作意向。

C類D類客戶：簡單郵件群發(fā)既可。

對于上述郵件有回復的客戶，業(yè)務員原則上應該在24小時內給與答復。

如不能馬上答復的，說明原因并給出大致的答復時間。

對于上述郵件中的A、B類客戶如果在半個月內沒有任何回復的，需要再次行進聯(lián)系。內容大致相同。原則上對A、B類客戶2個月內的聯(lián)系不要少于3次。對C、D類客戶的聯(lián)系不少于2次。逢節(jié)假日可以發(fā)一些簡單的祝賀信加深客戶印象。

2、客戶習慣

業(yè)務人員需要分清楚你的推銷對象的不同習慣和喜好。可能的話需要對每個合作客戶和潛在客戶建立詳細地客戶檔案。這樣做的好處并非只是形式主義，最顯著的一個好處。因為業(yè)務人員相對其他工種來說是比較“流動”的職業(yè)，一但老業(yè)務員離開公司，如果沒有完備的檔案，勢必對新接受的業(yè)務員工作帶來一定的困難。而且目前的國外客戶，越來越傾向與跟“工廠”合作，所以，即使老的業(yè)務人員流失，只要檔案健全、溝通及時也能避免客戶隨業(yè)務員流失的情況。